Feedback Canvas. Una heramienta para recibir feedback honesto de tu equipo

Puedes leer este post en inglés aquí.

Mi primer Feedback Canvas fue duro. Recuerdo los días siguientes. Estaba enfadado, frustrado, triste, feliz y emocionado al mismo tiempo. Me hizo darme cuenta que no estaba acostumbrado a recibir feedback tan honesto. Me afectó tanto que realmente no sabía qué hacer ni qué acciones tomar.

4 meses después tuve mi segundo Feedback Canvas. Esta vez me sentí diferente. La herramienta no había cambiado. Había cambiado yo. En estos 4 meses, aprendí cómo recibir feedback y qué estrategia seguir para mejorar. Voy a compartir mi propia experiencia, el feedback que me dió mi equipo y las acciones que estoy tomando en base a ese feedback.

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¿Por qué funciona?

Al igual que con cualquier otro feedback, solo funciona si la gente te conoce de verdad. Si conocen al verdadero tú. Si no te conocen, su feedback será superficial, vacío e inútil.

Funciona porque el feedback es constante en el día a día. Si no pides feedback habitualmente, el Feedback Canvas no funciona.

Funciona porque eres tu quien lo está pidiendo. Estás siendo proactivo. Eres humilde y entiendes que tienes mucho por mejorar. Porque quieres mejorar, ¿verdad?

¿Qué es un Feedback Canvas?

Básicamente, pones a un grupo de personas en una habitación para darte el feedback más directo y honesto de tu vida. Es una especie de Intervención pero la pides tu. El formato es muy similar a una retrospectiva, pero la gente que va, te analiza a ti.

En Creditas, donde trabajo actualmente, damos feedback en 7 categorías, que resultan ser los principios de la cultura de la empresa: Love our customers, Brutally Honest, Learn Fast, Thinking like Owners, True Team Players, Technical Knowledge, Warriors and Play to Win. También tomamos en cuenta lo que se espera de alguien en tu rol. Aquí puedes encontrar un ejemplo de lo que se espera de un Tech Lead. Todo esto lo tienes que adaptar a tu contexto.

¿Cómo organizar un Feedback Canvas?

Elige las personas con las que trabajas cerca en tu día a día. Entre 5 y 9. Si lideras un equipo, como yo, tienen que estar allí. Tu manager o mentor también debería estar allí.

Elige un facilitador. Se encargará de programar el evento, establecer un orden, mantener la estructura, explicar a todo el mundo cómo funciona el Feedback Canvas y moderar la sesión. Puede ser cualquier persona.

La sesión dura entre una y dos horas dependiendo de la cantidad de personas que has invitado. El facilitador tiene que asegurarse de que todos sepan cuanto queda. Pon un temporizador y que lo vea todo el mundo.

Si quieres decir algo antes de empezar, hazlo. Yo di las gracias a todos por venir y les pedí que fueran lo más honestos y directos posible, sin ningún filtro.

Rellenar el board de retrospectiva

Esta es la actividad principal del Feedback Canvas. Lleva alrededor de 20 minutos. Aquí las personas te van a dar feedback detallado y tú vas a hacer una autoevaluación consciente de ti mismo.

Sé que las retrospectivas se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo del objetivo. Pero la estructura de un Feedback Canvas tiene que mantenerse lo más simple posible. Divide el board en 3 columnas: Puntos positivos, Puntos a mejorar y Acciones de mejora. Tanto tu equipo como tú tenéis que escribir los puntos en privado y después ponerlos en el board cuando terminéis. Algunos equipos ponen los puntos en el board uno a uno sin esperar al final. Prueba las dos formas. Hay un par de reglas a seguir:

  1. Por cada punto a mejorar que alguien escriba, también debería escribir una acción de mejora. A veces es difícil pensar en una acción de mejora. Cuando eso ocurra, el feedback se puede discutir y podéis encontrar algo entre todos.

  2. Escribir el feedback en primera persona: David, tú molas en vez de David mola. El feedback debe ser directo.

Puedes usar Groupmap o Miro pero supongo que cualquier otro board online funciona. Una hoja de Google Sheets también vale.

Puntuar cada categoría

Esto lleva unos 5 minutos. El propósito de esta actividad es comparar cómo te percibes a ti mismo con cómo te perciben los demás. La actividad es muy similar a un Planning Poker. ¡Disclaimer! Solo estoy usando Planning Poker como ejemplo, no lo uses como una herramienta real en tu día a día, por favor. Por favor. Por favor.

Se trata de poner una nota del 1 al 5 para cada categoría de feedback. Nosotros, en Creditas, usamos los valores y principios de la compañía. Tú tienes que adaptarlo a tu contexto.

3 significa como se esperaba, 1 significa mucho más de lo esperado y 5 significa muy por debajo de lo esperado. Es raro tener un 1 y es raro tener un 5. Tu equipo y tú votáis en privado al mismo tiempo y luego lo compartís publicamente para comparar los resultados.

Puedes usar Mentimeter pero estoy seguro de que una hoja de Google Sheets también funciona.

Comparar la puntuación

Después de poner una nota a cada categoría, tienes que comparar tus resultados con los de tu equipo. Esta puntuación debería reflejar lo que acabáis de escribir en el board.

My own My teams

A la izquierda puedes ver mi propia evaluación. A la derecha puedes ver la media ponderada de las puntuaciones que me dio mi equipo. Yo pensé que hice lo que se esperaba de mi, pero que podría haber hecho mucho más. Sin embargo, mi equipo piensa que en algunas áreas sí que he hecho un poco más.

Leer el board

Empieza con la segunda y tercera columna. Cada punto a mejorar se tiene que leer junto con la acción de mejora relacionada. Primero lee las tuyas en voz alta. Después, el facilitador lee el resto. Los puntos a mejorar son la razón principal para organizar un Feedback Canvas. En tu día a día es más fácil recibir feedback sobre lo que haces bien. Pero esto es lo que te hará mejorar.

Si no estás de acuerdo con el feedback de alguien, no discutas. No es ni el lugar ni el momento. Sí que puedes pedir aclaraciones o ejemplos. También puedes preguntar quién escribió el feedback ya que no debería ser anónimo. Si lo fuera, todo esto no tendría sentido.

Acaba con los Puntos positivos. Primero lee en voz alta tu propia evaluación. Después, el facilitador lee el resto.

Aquí dejo un extracto de mi propio board. Dejo solamente los Puntos a mejorar y las Acciones de mejora relacionadas. Si te interesa, y sé que te interesa, puedes encontrar el board completo aquí. ¡Disclaimer! Encontrarás inglés, portugués y español. Usa Google translate.

Puntos de mejora Acciones para mejorar
HONEST - A veces tengo la sensación de hacer daño a otras personas. Tampoco se muy bien cómo consolar a los demás. HONEST - Necesito tener más cuidado de cómo expreso lo que tengo que decir. Ser brutalmente honesto también debe tener en cuenta cómo otros perciben el feedback.
OWNER - A veces no tienes control sobre tu pasión. Eso te genera ansiedad y frustración que no son amigos de un rol de liderazgo. OWNER - voy a recomendarte algunos artículos y un par de libros que hablan sobre la inteligencia emocional.
TEAM - Estás mejorando constantemente pero no haces que otros mejoren tanto como tú. TEAM - Deja que otros tomen la delantera en discoveries técnicos. Ayuda a otros a dar una charla en un meetup.

Qué hacer después

Aunque no debería haber sorpresas, te va a costar procesar todo esto. Como puedes ver, todos están de acuerdo en los mismos puntos más o menos. Y probablemente tú también lo estés.

El primer paso es empezar a pensar en lo que todos te han dicho y volver a leer los resultados del Feedback Canvas unos días después.

El segundo paso es llevar todo ese feedback a tu Team Lead o Manager. Tienes que hablar sobre los resultados con alguien que pueda ayudarte a encontrar la estrategia correcta e identificar las áreas de acción. Si no tienes un Manager, habla con un mentor. O habla con un amigo. Habla con quien sea porque necesitas ayuda.

Yo fui a hablar con mi Team Lead y con mi Engineering Manager. Ellos me ayudaron a identificar 4 áreas principales de acción:

  1. Dar a otros más espacio para mejorar y ayudarlos a crecer. Cuanto antes tenga a alguien en mi equipo que pueda ocupar mi lugar, antes podré avanzar. Este será mi principal enfoque.

  2. Seguir mejorando las soft skills y la inteligencia emocional. Me he dado cuenta de que mis soft skills empeoran cuando estoy hambriento, enfadado, frustrado, solo o cansado. Esto le pasa a todo el mundo, pero es más drástico en personas que necesitan prestar más atención a sus emociones, como yo. También leeré un par de libros para ser más autoconsicente y entender cómo puedo mejorar. Esto llevará tiempo.

  3. Hacer que otros tengan el mismo entusiasmo que yo. Esto no se puede hacer directamente. El entusiasmo y la pasión se contagian pero hasta cierto punto. Necesito entender cuáles son las fortalezas, debilidades y motivaciones de las personas de mi equipo. Solo entonces puedo centrarme en crear el ambiente adecuado para que el entusiasmo aparezca espontáneamente. Esto requerirá paciencia.

  4. Dar feedback honesto y verdadero a cada miembro del equipo. Eso no será posible si no tengo una conexión real con las personas de mi equipo. Construir relaciones verdaderas y honestas es difícil. Estoy empezando una iniciativa llamada Honest coffee para conocer mejor a las personas con las que trabajo. Para ser sincero, mi Feedback Canvas debería haber sido mucho más duro. Esto mejorará la calidad de mi feedback y la calidad del feedback que me da mi equipo.

Deberías organizar otra sesión de Feedback Canvas algunos meses más tarde. Entre cada sesión tienen que pasar al menos 3 meses. Necesitas tiempo para trabajar en el feedback que acabas de recibir. En la siguiente sesión, tu equipo va a mencionar que has mejorado. Idealmente, van a enfocar su feedback en otros temas.

Wrapping up

El Feedback Canvas es una herramienta y, como cualquier herramienta, la tienes que adaptar a tu contexto. Aquí puedes encontrar otro post que lo explica de forma diferente y aquí puedes encontrar una forma diferente de llevarlo a cabo.

Las primeras sesiones serán un poco desordenadas y no vas a ver el valor en seguida. Probablemente. La mayoría de las compañías no están acostumbradas a dar feedback tan honesto y una sesión de Feedback Canvas puede parecer intimidante. Pero necesitas empezar por algún lado.

Muchas gracias a undraw.co por las ilustraciones. Puedes suscribirte a mi newsletter With a grain of salt y recibir un email con novedades cada cierto tiempo.